Tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm: giải pháp hiệu quả tiết kiệm chi phí

Họp báo là một buổi họp của những đơn vị chức năng báo chí truyền thông nhằm mục đích đưa ra một thông tin cho những sự kiện được diễn ra. Mục đích của một buổi họp báo đó là công bố một thông tin quan trọng để công chúng biết rõ hơn về những gì sự kiện được nói đến .
Tổ chức họp báo ( hay còn gọi là Press conferences ) là phương pháp doanh nghiệp lựa chọn để liên kết với tiếp thị quảng cáo và hội đồng. Hiện nay, những sự kiện họp báo không còn quá lạ lẫm so với những cơ quan, doanh nghiệp. Đặc biệt là sự kiện họp báo ra mắt sản phẩm mới .

Tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới là hoạt động giải trí trình làng, tiếp thị sản phẩm, tên thương hiệu tới những đối tượng người dùng người mua tiềm năng. Đây là cách nhanh nhất để bạn hoàn toàn có thể truyền tải thông điệp, hình ảnh về sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ của bạn tới những người mua, đối tác chiến lược. Do đó, để tạo nên ấn tượng khởi đầu, chứng minh và khẳng định chất lượng tên thương hiệu của doanh nghiệp tới người mua, bạn cần phải tạo nên một buổi họp báo ấn tượng .

Mục đích của việc tổ chức họp báo

Họp báo là hình thức sự kiện nhằm kết nối các doanh nghiệp kết nối với cơ quan báo chi và cộng đồng. Thông qua đó, họ cũng sẽ cung cấp đến các cơ quan báo chí, công chúng các thông tin cơ bản, quan trọng nhất để đạt được mục tiêu truyền thông của mình. Các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp tổ chức các buổi họp báo với nhiều mục đích khác nhau. Tuy nhiên đều hướng đến những mục đích chính như:

• Ra mắt, giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ mới của doanh nghiệp ( Ra mắt phim mới, sản phẩm, MV âm nhạc,…)
• Thay đổi những thông tin cần thiết của doanh nghiệp hay nhận diện các sản phẩm cũ
• Công bố những thông tin quan trọng liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp
• Xử lý khủng hoảng truyền thông như: Đính chính những thông tin sai sự thật, xác nhận thông tin,..

Vai trò, lợi ích của việc tổ chức họp báo

Chiến dịch marketing hiệu quả cho các sản phẩm và thương hiệu công ty: Một event bất kỳ đều có thể là 1 phương tiện truyền thông tốt. Tuy nhiên, với sự hiện diện của báo chí và các phương tiện truyền thông thì điều này càng hiệu quả cao hơn nữa. Giúp rút ngắn khoảng cách giữa sản phẩm của doanh nghiệp với người tiêu dùng.

Tăng sự tin tưởng và uy tín đối với khách hàng và đối tác: Việc báo chí đăng tải các thông tin về doanh nghiệp và sản phẩm doanh nghiệp sẽ tạo sự uy tín và tin cậy trong mắt khách hàng.

Tăng cơ hội phát triển và hợp tác với đối tác tiềm năng: Đây không chỉ là cơ hội thu hút khách hàng, còn là dịp để các đối tác biết đến và hiểu rõ hơn về sản phẩm và thương hiệu của phía doanh nghiệp.

Tạo hiệu ứng lan truyền ( Share link, mạng xã hội): Thời đại công nghệ 4.0 giúp thông tin sự kiện của doanh nghiệp được phủ sóng rộng rãi qua các trang mạng xã hội. Từ đó công chúng dễ dàng tiếp cận và cập nhật thông tin nhanh chóng.

Quy trình tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm

Để một buổi họp báo diễn ra thành công xuất sắc, lôi cuốn được những cơ quan báo chí truyền thông. công chúng và đạt được mục tiêu tiếp thị sản phẩm của doanh nghiệp thì những tổ chức triển khai, cá thể phải bảo vệ chuẩn bị sẵn sàng thật kĩ lưỡng với một quá trình vừa đủ những bước dưới đây .

1. Lên kế hoạch chi tiết cho buổi họp báo

Việc cần làm tiên phong khi muốn tổ chức triển khai một buổi họp báo ra mắt sản phẩm đó là phải lên kế hoạch đơn cử, cụ thể cho sự kiện. Và để lên được một bản kế hoạch cụ thể hiệu suất cao, bạn cần phải xác lập rõ ràng về mục tiêu, đưa ra ý tưởng sáng tạo về nội dung cũng như những thành phân tham gia chương trình .
Việc xác lập đúng những nhu yếu khi tổ chức triển khai họp báo sẽ giúp bạn lựa chọn đúng chủ đề và concept cho sự kiện. Mục đích và tiềm năng của buổi họp báo cần được xác lập rõ ràng. Mục tiêu càng rõ ràng và chi tiết cụ thể, bạn hoàn toàn có thể thuận tiện nhìn nhận và thống kê giám sát được mức độ hiệu suất cao của sự kiện sau khi kết thúc .
Mục tiêu cần là những yếu tố hoàn toàn có thể thống kê được chứ không nên mang tính cảm tính, ví dụ điển hình như số cơ quan báo chí truyền thông tham gia, số tin bài được đăng, số lượng người mua tiềm năng tiếp cận được trong họp báo, …

2. Chuẩn bị nội dung kịch bản

Phần nội dung luôn là quan trọng nhất cho ngữ cảnh chương trình họp báo mà bạn cần chăm sóc số 1 khi lên kế hoạch tổ chức triển khai họp báo. Nội dung tốt và hay thì sẽ lôi cuốn được dư luận, những nhà báo sẽ chăm sóc hơn đến chương trình. Và trong nội dung, phần quan trọng nhất chính là sản phẩm mà bạn muốn ra mắt, thứ sẽ được đề cập xuyên suốt buổi họp báo .
Ngoài ra, bạn cũng cần phải quan tâm về ngữ cảnh MC. Các hình ảnh tiếp thị sản phẩm phải được chuẩn bị sẵn sàng thật kĩ lưỡng. Buổi họp báo sẽ tốt hơn nếu có những bài phát biểu của những nhân vật nổi tiếng đến tham gia, hay những nhìn nhận sản phẩm .

3. Xác định thời gian, địa điểm tổ chức

Thời gian và khu vực cũng là một trong những vẫn đề cần được lưu tâm và đo lường và thống kê kĩ lưỡng trước khi tiến hành những buổi họp báo .

• Về thời gian

Khác với những sự kiện thường thì khác thường diễn ra vào buổi tối hoặc cuối tuần, sự kiện họp báo thường được tổ chức triển khai vào buổi sáng, tránh buổi tối hoặc những ngày nghỉ, ngày lễ hội, Tết. Lý do là bởi nếu sự kiện diễn ra vào buổi sáng, những cơ quan báo chí truyền thông hoàn toàn có thể triển khai đăng tin ngay trong ngày sau khi sự kiện kết thúc, điều này sẽ bảo vệ tính thời sự, tin tức nóng giãy về sự kiện .

• Về địa điểm

cần lựa chọn những khu vực có khoảng trống tương thích, thoáng đãng, đủ cho số lượng khách mời và có rất đầy đủ trang thiết bị cho những phóng viên báo chí tác nghiệp. Tùy vào mục tiêu và quy mô mà thường những doanh nghiệp sẽ lựa chọn tổ chức triển khai ở những khách sạn, TT hội nghị .
Một điều cần quan tâm đó là bạn nên lựa chọn những khu vực ở gần TT và thuận tiện cho quy trình vận động và di chuyển của những cơ quan báo chí truyền thông, phóng viên báo chí và khách mời tham gia .

4. Xin giấy phép tổ chức

Đây là một bước cực kỳ quan trọng trong tiến trình tổ chức triển khai họp báo. Rất nhiều sự kiện họp báo vì “ quên ” xin giấy phép dẫn tới phải hủy bỏ cả chương trình dù thời hạn khởi đầu sự kiện đã đến sát nút .
Hồ sơ thủ tục xin giấy cấp phép tổ chức triển khai họp báo gồm có :

• Đơn xin phép tổ chức họp báo đứng tên đơn vị xin phép gồm: mục đích, thời gian, địa điểm, nôi dung, người thuyết trình/chủ trì (họ tên, chức vụ), đối tượng khách mời
• Các giấy tờ có liên quan đến mục đích, nội dung chương trình họp báo (kịch bản, khuyến mãi, giấy phép biểu diễn…)
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (công chứng)
• Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện

5. Lập danh sách khách mời và các cơ quan báo chí

Các phương tiện đi lại tiếp thị quảng cáo, báo đài cần được xem xét và lựa chọn sao cho tương thích với nghành nghề dịch vụ hoạt động giải trí và mục tiêu truyền thông online của doanh nghiệp. Sau khi chốt được list số lượng cơ quan báo chí truyền thông và khách mời, doanh nghiệp sẽ khởi đầu gửi thông cáo báo chí truyền thông và thư mời. Đừng quên xác nhận để biết đúng mực số người tham gia sự kiện .
Vì tổng thể khách tham gia sự kiện đều là những người có tương quan đến cơ quan truyền thông báo chí hoặc có tầm ảnh hưởng tác động nhất định, mỗi thư mời gửi đi đều cần phải có sự sang chảnh, lịch sự và trang nhã và chân thành. Nội dung thư mời cần có vừa đủ những thông tin quan trọng : Chủ đề chương trình họp báo, thời hạn tổ chức triển khai, khu vực diễn ra sự kiện, những nhân vật chính tham gia buổi họp báo …
Trước khi chương trình tổ chức triển khai họp báo diễn ra một ngày, bạn nên liên hệ lại với những cơ quan báo chí truyền thông, khách mời để xác nhận sự xuất hiện của họ trong sự kiện và có những giải pháp dự trữ thích hợp. Đó là việc làm không hề thiếu trong quy trình tiến độ tổ chức triển khai họp báo của những công ty sự kiện chuyên nghiệp .

6. Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cho buổi họp báo

Đối với bất kể sự kiện họp báo nào cũng cần có những tài liệu đi kèm để những nhà báo, phóng viên báo chí hay khách mời hoàn toàn có thể nắm rõ tiến trình của buổi họp báo và tra cứu những thông tin thiết yếu .
Tài liệu chính cho buổi họp báo gồm có :

• Thông cáo báo chí: thông tin về công ty, sản phẩm sắp giới thiệu, thương hiệu của doanh nghiệp
• Chi tiết về sản phẩm, các bài thuyết trình sẽ được bàn giao lại cho MC.
• Kịch bản chương trình, kịch bản MC và kịch bản diễn thuyết, trả lời báo chí.
• Slide trình chiếu, thuyết trình sản phẩm, nếu có 1-2 video giới thiệu thì sẽ mang lại hiệu quả tốt hơn
• Bài phát biểu của các nhà lãnh đạo, đơn vị tài trợ, đối tác lớn, lời cảm nhận của một vài khách hàng.

7. Thi công, tổ chức

Thi công, setup sự kiện thường được thực hiện trước thời gian diễn ra sự kiện từ  1-2 ngày. Việc setup địa điểm và tổng duyệt trước buổi họp báo sẽ giúp bạn phát hiện kịp thời các sự cố để có phương án xử lý  thích hợp. Trong quá trình tổng duyệt, cần lưu ý một số vấn đề quan trọng gồm:

• Kiểm tra hệ thống âm thanh, ánh sáng
• Kiểm tra hệ thống an ninh, an toàn: Thiết lập bộ phận an ninh kiểm soát ra vào, kiểm tra hệ thống báo cháy, phòng cháy chữa cháy tòa nhà, v.v..
• Kiểm tra các tài liệu, dụng cụ: Thông cáo báo chí, video, thẻ ra vào, bảng tên, quà tặng,…
• Thảo luận với MC, người diễn thuyết: Nội dung trọng tâm cần nhấn mạnh, lưu ý về thời gian diễn thuyết để đảm bảo thời lượng chương trình, sự khéo léo khi trả lời các câu hỏi khó hay tháo gỡ vấn đề vướng mắc
• Làm việc với đội ngũ nhân sự sự kiện như PG, lễ tân, …

8. Tiến hành tổ chức

Bước sau cuối của quy trình tiến độ tổ chức triển khai họp báo ra mắt sản phẩm mới đó là triển khai tổ chức triển khai. Và tổng thể những thành viên trong ban tổ chức triển khai phải xuất hiện từ sớm, tối thiểu là trước 2 tiếng khi sự kiện mở màn để họp lại và kiểm tra kĩ càng những khuôn khổ, thiết bị, nội dung trong sự kiện. Việc này nhằm mục đích bảo vệ rằng mọi thứ đều ổn và tránh những sự cố xảy ra trong quy trình tổ chức triển khai .
Khi kết thúc họp báo thì đại diện thay mặt doanh nghiệp hãy dành thời hạn cảm ơn những đơn vị chức năng tiếp thị quảng cáo đã đến tham gia. Việc này sẽ giúp những phóng viên báo chí có thiện cảm với doanh nghiệp và chắc như đinh những bài báo về sự kiện của doanh nghiệp sẽ được viết một cách vừa đủ và ” hay ” hơn nhiều .

Những lưu ý để buổi họp báo diễn ra thành công

1. Nội dung họp báo

Nội dung trong buổi họp báo phải được bảo vệ là nội dung quan trọng đúng mực nhất, làm điển hình nổi bật thông điệp công ty muốn truyền tải. Không nên đưa nội dung quá dài dòng, lan man tránh gây sự nhàm chán cho khách mời và khiến thông tin sản phẩm bị ” loãng ” .
Ngoài ra cần chuẩn bị sẵn sàng tư liệu rõ ràng, đơn thuần để những khách mời tham gia hoàn toàn có thể thuận tiện chớp lấy .

2. MC chương trình

Mc chính là yếu tố góp thêm phần tạo nên thành công xuất sắc của sự kiện. Bởi MC chính là cầu nối, dẫn dắt và liên kết doanh nghiệp với những cơ quan báo chí truyền thông, phóng viên báo chí và khách mời tham gia .
Khi lựa chọn MC dẫn chương trình cho buổi họp báo phải cung ứng được những tiêu chuẩn :

• Nói rành mạch và đúng những nội dung được chuẩn bị trước để đảm bảo mọi người đều có thể nghe được.
• MC cũng không nên nhắc lại hay nói tóm tắt lại các quan điểm của các người phát biểu đưa ra bởi phần tóm tắt này có thể bị sai lệch, gây nhiễu thông tin.
• MC có thể làm giảm sự căng thẳng của bầu không khí cuộc họp báo bằng tác phong lịch sự, nụ cười nhẹ nhàng.

3. Trang thiết bị trong chương trình

Trang thiết bị Giao hàng trong chương trình quyết định hành động đến sự thành công xuất sắc của buổi họp báo. Bởi nếu không có sự tương hỗ của những tranh thiết bị như : Âm thanh, ánh sáng, màn LED, … thì buổi họp báo của bạn sẽ trở nên vô vị, không lôi cuốn và tạo ấn tượng cho khách mời .
Các trang thiết bị ship hàng cho buổi họp báo nên thuê tại những nơi cung ứng dịch vụ hoặc nên lựa chọn sử dụng dịch vụ trọn gói của công ty tổ chức triển khai sự kiện để bảo vệ sự toàn vẹn, từ a đến z trong những khâu, cũng như chất lượng nhân sự, thiết bị, đội ngũ sẽ được quản trị trấn áp của ban công ty tổ chức triển khai sự kiện .

Dịch vụ tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm trọn gói

Hiện nay, việc lựa chọn những đơn vị chức năng tổ chức triển khai họp báo đang là giải pháp hiệu suất cao, tiết kiệm ngân sách và chi phí được cả thời hạn lẫn ngân sách. Do vậy, những doanh nghiệp đang dần tìm đến những công ty tổ chức triển khai sự kiện để sử dụng dịch vụ tổ chức triển khai trọn gói .
Tự hào là đơn vị chức năng tổ chức triển khai sự kiện chuyên nghiệp với gần 12 năm kinh nghiệm tay nghề tổ chức triển khai những sự kiện lớn nhỏ. Á Châu tự hào sẽ mang đến cho bạn một sự kiện họp báo có 1-0-2 và mang đến cho bạn những thưởng thức trên cả tuyệt vời. Đến với chúng tôi, bạn sẽ được :

• Tư vấn tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới cho khách hàng miễn phí.
• Xây dựng kế hoạch toàn bộ chi tiết
• Hiện nay có rất nhiều địa điêm tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm chuyên nghiệp, chúng tôi cung cấp cho khách hàng những lựa chọn tối ưu nhất như: Khách sạn, trung tâm hội nghị, sự kiện…
• Đáp ứng yêu cầu của khách hàng, doanh nghiệp
• Đội ngũ tư vấn viên với kinh nghiệm làm việc lâu năm, sẽ giúp bạn hiểu cách thức để tổ chức buổi họp báo ra mắt sản phẩm sao cho thành công ngoài sự mong đợi.
• Trang thiết bị sẵn có, hiện đại chất lượng tốt.
• Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, được đào tạo theo tiêu chuẩn quốc tế từ nhân sự kỹ thuật âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật sân khấu đạo diễn sân khấu, nhân sự pg lễ tân đều có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
• Tư vấn lựa chọn, chuẩn bị tiệc, văn nghệ, tiết mục nghệ thuật, liên hệ các tiết mục biểu diễn theo yêu cầu khách hàng
• Xử lý các vấn đề phát sinh trong khi tiến hành sự kiện.

Hãy để Á Châu đồng hàng cùng bạn trong những sự kiện sắp tới của doanh nghiệp bạn nhé !

Đánh giá bài viết này

Source: https://thevesta.vn
Category: Sản Phẩm