Project timeline là gì
- Biểu đồ Gantt là gì?
- Các thành phần chính trong sơ đồ Gantt chart
- Tầm quan trọng của sơ đồ Gantt trong dự án
- Vì sao sơ đồ Gantt phổ biến đến thế?
- Ưu điểm :
- Nhược điểm :
- Cách tạo một sơ đồ Gantt trong quản lý dự án
- Bước 1: Xác định các đầu mục công việc cần thiết
- Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc
- Bước 3: Biểu diễn sơ đồ Gantt
- Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án
- Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ Gantt trong Excel
- 1.Chuẩn bị dữ liệu
- 2.Các bước vẽ biểu đồ Gantt Chart
- Kết luận :
- Video liên quan
Gantt Chart là một công cụ tương hỗ việc quản trị dự án thông dụng, giúp người dùng thuận tiện lập kế hoạch, xác lập tài nguyên và lên lịch trình cho những trách nhiệm cần thực thi. Vậy bạn hiểu thế nào về biểu đồ gantt và làm thể nào để tạo nó ? Trong bài viết dưới đây công ty lập trình ứng dụng Mona Software sẽ giúp bạn hiểu về tổng quan sơ đồ Gantt và hướng dẫn cách vẽ sơ đồ Gantt ngay trong Microsoft Excel .
Bạn đang đọc: Project timeline là gì
Mục lục
Menu
- Biểu đồ Gantt là gì ?
- Các thành phần chính trong sơ đồ Gantt chart
- Tầm quan trọng của sơ đồ Gantt trong dự án
- Vì sao sơ đồ Gantt thông dụng đến thế ?
- Ưu điểm :
- Quản lý cùng lúc nhiều thông tin
- Nâng cao hiệu suất
- Sử dụng nguồn nhân lực hiệu suất cao
- Nhược điểm :
- Phụ thuộc vào cấu trúc phân loại đã được kiến thiết xây dựng
- Chỉ hiệu suất cao tốt với những dự án nhỏ
- Sơ đồ Gantt yếu trong việc giải quyết và xử lý những ràng buộc của dự án .
- Ưu điểm :
- Cách tạo một sơ đồ Gantt trong quản trị dự án
- Bước 1 : Xác định những đầu mục việc làm thiết yếu
- Bước 2 : Xác định mối quan hệ giữa những việc làm
- Bước 3 : Biểu diễn sơ đồ Gantt
- Bước 4 : Cập nhật tiến trình dự án
- Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ Gantt trong Excel
- 1. Chuẩn bị tài liệu
- 2. Các bước vẽ biểu đồ Gantt Chart
- 1. Tạo mới 1 biểu đồ
- 2. Nạp dữ liệu vào biểu đồ
- 3. Sắp xếp thứ tự của task
- 4. Chỉ giữ lại phần biểu đồ số ngày triển khai cho những task
- 5. Thay đổi khoảng chừng thời hạn của biểu đồ
- 6. Theo dõi tỉ lệ triển khai xong công việc
- Kết luận :
Biểu đồ Gantt là gì?
Sơ đồ / biểu đồ Gantt ( hay còn gọi là Gantt Chart ) là loại sơ đồ dùng để trình diễn tổng quan những trách nhiệm việc làm và thời hạn ước tính thực thi trách nhiệm để triển khai xong dự án. Sơ đồ gồm có cả 2 phần chính : trục tung biểu lộ cho những trách nhiệm và trục hoành bộc lộ những mốc thời hạn dành cho những việc làm đó. Gantt Chart tóm tắt những quá trình việc làm thiết yếu hoàn thành xong theo thứ tự chính ưu tiên theo mỗi tiến trình. Thế nên, khi nhìn vào sơ đồ Gantt, bạn sẽ chớp lấy được những thông tin của từng đầu việc làm trong dự án .Xét về thực chất, nó cũng giống như là hình ảnh minh hoạ cho bản kế hoạch dự án, giúp mọi người, từ quản trị đến nhân viên cấp dưới theo dõi thuận tiện hơn hàng loạt việc làm cần phải được triển khai theo deadline thời hạn pháp luật, phát huy tính phát minh sáng tạo, cũng như phối hợp nhau bảo vệ dự án được diễn ra một cách suôn sẻ, nhanh gọn và thuận tiện. Và cũng nhờ đó, mà những thành viên trong team cũng sẽ biết cách sử dụng và quản trị tổng thể và toàn diện dự án tối ưu .
Phần lớn, những nhà quản trị thường thích ứng dụng biểu đồ Gantt vì những tính năng đơn thuần, thân thiện, dễ phong cách thiết kế và giúp họ đưa ra quyết định hành động hiệu suất cao trong quy trình thực thi dự án. Chính vì những sắp xếp, sắp xếp thông tin rõ ràng, trực quan như vậy nên nó trở thành một công cụ có ích được thông dụng để lên kế hoạch, lên timeline triển khai quản trị tiến trình dự án .Mơi bạn xem thêm :
- Kaizen là gì ? Áp dụng triết lý Kaizen vào doanh nghiệp khó hay dễ ?
- SaaS là gì ? Ưu điểm yếu kém của Software As A Service
- Agile là gì ? Scrum là gì ? và cách vận dụng trong quản trị dự án
- Jira là gì ? Hướng dẫn sử dụng Jira cho người mới khởi đầu
Các thành phần chính trong sơ đồ Gantt chart
Một biểu đồ gantt được bao hàm từ nhiều yếu tố khác nhau. Một Gantt chart chuẩn sẽ gồm những thành phần như sau :
- Task list: hiển thị chi tiết các nhiệm vụ cần để tạo nên dự án. Danh sách liệt kê các nhiệm vụ được sắp xếp theo trục dọc ( trục tung) của sơ đồ và có thể được tổ chức theo các nhóm.
- Timeline: biểu thị tổng thời gian để hoàn tất dự án, được chi cụ thể thành các khoảng thời gián như ngày, tuần, tháng,Dòng thời gian được thể hiện theo trục hoành ( trục ngang).
- Bars: Cung cấp cái nhìn tổng quan rõ ràng về thời gian và tiến độ công việc
- Milestones: Thể hiện cột mốc những sự kiện quan trọng cần lưu ý
- Dependencies: Kết nối các nhiệm vụ lại với nhau theo một trình tự nhất định
- Progress: Quy trình
- Resource assigned: Cho biết người quản lý hoặc nhóm chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ
Tầm quan trọng của sơ đồ Gantt trong dự án
Sơ đồ Gantt Chart cung ứng những minh hoạ rõ nét, cái nhìn toàn diện và tổng thể về hàng loạt dự án và cụ thể việc làm cần thực thi. Thông qua đó, mọi người trong nhóm hoàn toàn có thể chớp lấy, trấn áp những thông tin của việc làm được đề ra và thời hạn để chạy tiến trình việc làm đó .
Hơn nữa, nó cũng phần nào giúp nhắc nhở nhân viên cấp dưới nhanh gọn nhận ra những sai phạm, sự chậm trễ làm ảnh hưởng tác động đến tiến trình dự án như thế nào. Ngoài ra, sơ đồ cũng giúp bạn nhìn thấy cần ưu tiên thực thi việc nào trước, việc nào sau để từ đó tăng cường tiến trình dự án nâng lên đáng kể, mang lại hiệu suất cao cao .
Vì sao sơ đồ Gantt phổ biến đến thế?
Ưu điểm :
Biểu đồ gantt là phương pháp hữu hiệu mang lại hiệu suất cao thiết thực cho việc lập kế hoạch dự án, tương thích với những việc làm có đặc thù tương đối đơn thuần, ít chồng chéo, dễ kiến thiết xây dựng và người đọc dễ nhận viết được những việc làm và thời hạn thực thi công tác làm việc, thấy rõ tổng thời hạn từng trách nhiệm và hàng loạt dự án .
Quản lý cùng lúc nhiều thông tin
Bằng phương pháp biểu lộ trực quan, trình diễn đơn thuần nhưng dễ hiểu và hiệu suất cao gồm 2 trục thao tác chính ( trục ngang và trục dọc ). Sơ đồ Gantt chart giúp bạn hiểu rõ và chớp lấy những thông tin thiết yếu của dự án nhanh gọn : ai là người quản trị chịu nghĩa vụ và trách nhiệm thực thi, bộ phận / nhóm nào có trách nhiệm gì, thời gian mở màn và thời hạn kết thúc triển khai xong việc làm, mối quan hệ của việc làm tác động ảnh hưởng đến quá trình dự án .
Nâng cao năng suất
Các thông tin như người thực thi việc làm, thời hạn quy trình tiến độ được biểu lộ công bố công khai minh bạch, giúp mỗi cá thể hiểu rõ được tầm quan trọng trong từng mắt xích dự án. Việc này sẽ củng cố sự dữ thế chủ động hoàn thành xong việc làm với ý thức nghĩa vụ và trách nhiệm cao của nhân viên cấp dưới. Bởi lẽ họ hiểu rằng sự ngưng trệ của bản thân chắc như đinh sẽ tác động ảnh hưởng tới tiến trình triển khai của người khác và hơn nữa là của cả tiến trình dự án, đây cũng là yếu tố thôi thúc sự ngày càng tăng hiệu suất .
Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả
Biểu đồ Gantt phân phối cho người quản trị dự án, lập kế hoạch dự có tầm nhìn tổng quan về dự án, giúp họ hoàn toàn có thể điều phối việc làm sao cho tương thích để bảo vệ hiệu suất cao, chất lượng dự án, nguồn nhân lực được sử dụng hài hòa và hợp lý và tối ưu .
Nhược điểm :
Phụ thuộc vào cấu trúc phân chia đã được xây dựng
Trên thực tế, nếu nhà quản lý cố gắng tạo ra cấu trúc phân chia công việc cùng lúc với việc xây dựng biểu đồ gantt, họ có thể mắc nguy cơ sẽ phải làm lại hết thảy toàn bộ lịch biểu dự án khi chẳng may có gì đó bị bỏ sót hay thời lượng ước tính sai hoặc mắc sai lầm nào đó khó đoán.
Chỉ hiệu quả tốt với các dự án nhỏ
Khi thời lượng và tác vụ lê dài hơn một trang, Gantt Chart sẽ mở màn mất dần công dụng của nó, vì sẽ khó khăn vất vả khi xem một dự án tổng quan trên màn hình hiển thị máy tính hơn. Đồng thời, so với những dự án có hàng trăm đầu việc, việc phải update liên tục cũng khiến cho nhà quản trị mất khá nhiều thời hạn hơn .Thế nên, hoàn toàn có thể thấy rằng, Gantt Chart không phát huy hiệu quả tốt trong việc miêu tả sự phức tạp. Vì nguyên do hạn chế đó mà những nhà quản trị không nên chỉ phục thuộc vào mỗi biểu đồ Gantt cho nhu yếu quản trị dự án .
Sơ đồ Gantt yếu trong việc xử lý các ràng buộc của dự án.
Điều này ảnh hưởng tác động do thiết lập trọng tâm chính của sơ đồ Gantt chính là thời hạn. Có 3 ràng buộc cơ bản trong một dự án : thời hạn, ngân sách và khoanh vùng phạm vi. Ngân sách chi tiêu và khoanh vùng phạm vi không thiếu sẽ không được biểu lộ hết trên một biểu đồ gantt. Đồng thời cũng khó phân biệt việc làm nào sẽ cần ưu tiên nếu như có quá nhiều sơ đồ việc làm xen kẽ, liên tục nhau .
Cách tạo một sơ đồ Gantt trong quản lý dự án
Theo như phương pháp truyền thống cuội nguồn xưa thì sơ đồ Gantt được tạo bằng cách vẽ tay rất công phu. Mỗi khi dự án có đổi khác thì việc chỉnh sửa cũng rất khó khăn vất vả. Điều này tạo nên một rào cản lớn với việc ứng dụng Gantt Chart. Tuy nhiên, theo dòng thời hạn, với sự sinh ra của công nghệ tiên tiến và những ứng dụng tân tiến, biển đồ Gantt thời nay hoàn toàn có thể thuận tiện tạo lập, update và in ra một cách thuận tiện .
Bước 1: Xác định các đầu mục công việc cần thiết
Việc thứ nhất hết bạn cần làm là liệt kê những đầu mục việc làm thiết yếu để lên kế hoạch thực thi dự án. Để xác lập được đầu mục, bạn hãy đặt ra tiềm năng về dự án mà bạn cần đạt, những tiêu chuẩn đơn cử, nhờ thế mà kế hoạch mới thực sự suôn sẻ và mang lại hiệu suất cao. Sau khi có bản list những việc làm, bạn hãy xác lập đúng mực thời hạn để bắt tay vào làm và ước tính khoảng chừng thời hạn thực thi .
Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc
Một trong những điểm mạnh của sơ đồ Gantt là nó diễn đạt được mối quan hệ, tính tương quan mật thiết giữa từng phần việc làm. Sau khi đã có mục đầu việc làm, thời hạn triển khai, hãy xem việc làm nào buộc phải triển khai xong mới hoàn toàn có thể thực thi tiếp việc làm kia. Một số việc làm khá tất cả chúng ta hoàn toàn có thể thực thi song song, nghĩa là triển khai cùng lúc. Càng nhiều những việc làm được thực thi cùng lúc như thế thì tiến trình dự án sẽ được rút ngắn lại .Khi xác lập trách nhiệm trong một dự án trong trường hợp những trách nhiệm bị phụ thuộc vào nhau thì nên quan tâm đến mối quan hệ giữa chúng. Nó giúp bạn chớp lấy thâm thúy hơn về phương pháp tổ chức triển khai dự án và hỗ trợ có ích khi mở màn diễn đạt lịch trình hoạt động giải trí trên biểu đồ .Trong biểu đồ gantt, có 3 mối quan hệ chính giữa những trách nhiệm tuần tự :
- Finish to Start (FS) Nhiệm vụ FS không thể bắt đầu trước khi nhiệm vụ trước đó (và liên quan) kết thúc. Chúng bắt đầu sau.
- Start to Start (SS) Nhiệm vụ SS không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ trước đó bắt đầu. Chúng bắt đầu sau.
- Finish to Finish (FF) Nhiệm vụ FF không thể kết thúc trước khi nhiệm vụ trước kết thúc. Chúng kết thúc sau.
- Ngoài ra còn loại thứ tư, Start to Finish (SF), nhưng sẽ rất hiếm gặp.
Bước 3: Biểu diễn sơ đồ Gantt
Bây giờ thì bạn đã có tập hợp những tài liệu thiết yếu và đây là lúc để bạn trình diễn sơ đồ. Bạn hoàn toàn có thể màn biểu diễn sơ đồ Gantt bằng nhiều hình thức khác nhau từ vẽ tay cho đển sử dụng những ứng dụng chuyên nghiệp như : Gantto, Microsoft Project, Base Wework ,Ngoài ra, còn có 1 số ít công cụ được phong cách thiết kế dựa trên đám mây, nghĩa là bạn và nhóm hoàn toàn có thể truy vấn tài liệu từ bất kể vị trí nào .
Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án
Khi dự án của bạn vận động và di chuyển dọc theo biểu đồ đồng nghĩa là nó đang trên đà tiến triển. Tuy nhiên, trong thời hạn tiến hành, sẽ hoàn toàn có thể xảy ra nhiều sự biến hóa khác. Ví dụ việc làm B chỉ hoàn toàn có thể tiến hành khi việc làm A đã hoàn thành xong xong nhưng việc làm A hiện tại vẫn chưa xong .Vì vậy bạn cần kiểm soát và điều chỉnh tiến trình tương thích hơn sao cho chúng không làm tác động ảnh hưởng đến hàng loạt quy trình dự án. Thường xuyên theo dõi và update những đổi khác để bạn có hướng kiểm soát và điều chỉnh kịp thời. Điều này cũng giúp bạn trấn áp để hoàn toàn có thể cung ứng thông tin về kế hoạch cho nhóm của mình và đối tác chiến lược hỗ trợ vốn .
Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ Gantt trong Excel
1.Chuẩn bị dữ liệu
Trong phần Thực hiện dự án, để bổ trợ thêm tất cả chúng ta sẽ có thêm cột % completion ( tỷ suất triển khai xong ) trong bảngThực hiện ( actual ), đồng thời thêm mụcDays completed ( số ngày đã thực thi ) trongData Preparationtrong đó
- Nếu Project timeline (thời gian dự án) cho mục Plan thì sẽ không tính Days completed
- Nếu Project timeline là Actual thì Days completed = % completion * Days
Mục đích việc này là để biết được trên trong thực tiễn là đã hoàn thành xong bao nhiêu % so với tiêu chuẩn đặt ra. Bảng dữ liệu sau khi triển khai xong sẽ bộc lộ như sau :
2.Các bước vẽ biểu đồ Gantt Chart
1.Tạo mới 1 biểu đồ
Trong mục thẻInsertở trên thanh công cụ, click chọnChart / Bar / Stacked Bar
2.Nạp dữ liệu vào biểu đồ
Ngay phần thẻChart Tools(nhấp vào biểu đồ vừa tạo sẽ xuất hiện thẻ Chart tools trên thanh công cụ), kéo chọn mụcDesign, sau đó chọn tiếpSelect Data
TrongChart data range : Chọn vùng tài liệu nạp vào Chart
Thêm một vùng tài liệu nữa làStart date : Trong phầnLegend Entries ( series ), nhấn chọnAdd
Kế đến tất cả chúng ta hoàn toàn có thể biến hóa thứ tự choStart dateđưa lên trước mụcDaystrong Legend Entries vàEditlại cho mục Horizontal ( category ) Axis Labels. Sau khi hoàn tất những bước này, tất cả chúng ta có hiệu quả thu được như biểu đồ như bên dưới :
3.Sắp xếp thứ tự của task
Trong sơ đồ trên tất cả chúng ta thấy rằng những Task đang được sắp xếp thứ tự ngược so với mong ước. Do đó tất cả chúng ta sẽ phải sắp xếp lại thứ tự này bằng cách :
- Click vào tên các Task trong biểu đồ
- Trong cửa sổdòng chữ Axis Optionsbấm chọn mụcCategories in reverse order
4.Chỉ giữ lại phần biểu đồ số ngày thực hiện cho các task
Chúng ta hoàn toàn có thể thấy phần tô màu xanh ngay trong biểu đồ trên chính là biểu thị phần số ngày triển khai cho những Task, và phần tô màu vàng là tính từ mốc mở màn. Mốc này sẽ được tính năng tự động hóa của Excel gợi ý. Vì thế mục tiêu của tất cả chúng ta khi vẽ biểu đồ Gantt chart để quản trị quy trình tiến độ dự án chính là chỉ hiển thị phần Số ngày thực thi những Task .Muốn ẩn phần tô màu vàng, tất cả chúng ta nhấn chuột phải vào thanh biểu đồ, chọnFormat Data Series, ở mụcFillchọnNo fill, trong mụcBorderchọnNo Line
5.Thay đổi khoảng thời gian của biểu đồ
Trong quy trình vẽ biểu đồ dạng này, Excel sẽ tự động hóa gợi ý cho tất cả chúng ta về khoảng chừng thời hạn. Tuy nhiên gợi ý này không phải khi nào cũng có tính đúng chuẩn. Do vậy tất cả chúng ta sẽ cần phải thực thi kiểm soát và điều chỉnh lại sao cho sát với dự án mà tất cả chúng ta đang quản trị, theo dõi .Nếu tất cả chúng ta click chuột vào mục Ngày trong biểu đồ thì sẽ thấy :
- Ngày nhỏ nhất được hiển thị dưới dạng số 43120 tương ứng với ngày 20/01/2018
- Ngày lớn nhất được hiển thị dưới dạng số 43240 tương ứng với ngày 20/05/2018
Nhiệm vụ của tất cả chúng ta là phải đổi sang dưới dạng :
- Ngày nhỏ nhất mà gần sát với dự án có thể chọn là ngày 01/03/2018
- Ngày lớn nhất mà gần sát với dự án có thể chọn là ngày 10/05/2018
Nhập 2 ngày này vào vị trí bất kể trong Sheet, sau đó format cells cho 2 vị trí đó dưới dạngGeneralchúng ta có tác dụng sẽ thấy giá trị ngày này được hiển thị dưới dạng hình thức số lượng. Nhập 2 số này vào phần trên ta được :
6.Theo dõi tỉ lệ hoàn thành công việc
Để có thể theo dõi, kiểm soát tỉ lệ công việc đã hoàn thành thì chúng ta phải biểu diễn phần Days completedvào trong biểu đồ và lồng vào trong phầnDays. Để làm được điều này chúng ta sẽ thêm 1 đối tượng vào biểu đồ đó chính làError Bar.
Nhấn chuột vào biểu đồ và chọn trong thẻChart Tools / Design / Add Chart Element / Error Bars / More Error Bar Options
Khi chọnMore Error Bar Optionssẽ Open mụcAdd Error Bars based on Series : Ngĩa là là Excel muốn hỏi tất cả chúng ta sẽ thêm tài liệu Error Bar tính cho vùng tài liệu nào. Ở đây tất cả chúng ta sẽ chọn choStart date .Trong mụcFormat Error Barsthiết lập như sau :
- DirectionchọnPlus
- End sylechọnNo cap
- Error AmountchọnCustom/ Specify Valuevà chọn tới vùngDays Completed (vùng O4:O9)
Tiếp đến tất cả chúng ta sẽ định dạng hiển thị của vùng này như sau :
- Chọn màu (color): cần chọn màu có độ tương phản cao hơn so với màu được hiển thị trên biểu đồ
- Chọn độ rộng (width): Tuỳ theo độ rộng vùng biểu đồ mà chọn tương ứng sao cho Error Bar sẽ chèn lên toàn bộ vùng biểu đồ gốc
Thu được tác dụng sau khi sử dụngError Barnhư sau ( trong biểu đồ dưới đây đã đổi màu Working days là màu vàng, Error bar ( day completed ) màu xanh )
Sau khi hoàn tất những bước là tất cả chúng ta đã hoàn toàn có thể hoàn thành xong sơ đồ Gantt trong Excel để quản trị dự án .
Kết luận :
Trên là những hướng dẫn đơn cử về tổng quan sơ đồ Gantt và hướng dẫn phương pháp vẽ sơ đồ Gantt trong Excel. Mình kỳ vọng qua bài viết này, những bạn hoàn toàn có thể thuận tiện tự tạo cho mình một bản kế hoạch quản trị dự án dưới dạng Gantt Chart. Chúc những bạn thành công xuất sắc !
Video liên quan
Source: https://thevesta.vn
Category: Nhà Đất
