Qui trình bảo hành, bảo trì, thay thế trang thiết bị | Phòng Quản trị – Thiết bị
Mô tả: Qui trình Bảo hành, bảo trì, thay thế trang thiết bị là thứ tự các bước tiến hành trong một quá trình bảo hành hay bảo trì một thiết bị hoặc một hệ thống trang thiết bị thuộc sự quản lý của đơn vị trực thuộc trường Đại học Công Nghệ Thông Tin.
Ví dụ: bảo trì máy lạnh, bảo trì máy photo, bảo trì âm thanh, bảo trì máy chiếu, bảo trì thiết bị đồ gỗ, bơm mực-thay drum-thay cartridge,…
Các bước thực hiện:
Bước 01:Đơn vị có nhu cầu bảo hành hoặc bảo trì trang thiết bị cần phải làm “Giấy đề nghị” (Mẫu_01_QTTB).
– Giấy ý kiến đề nghị của đơn vị chức năng phải do trưởng đơn vị chức năng ký .
– Trong trường hợp phó trưởng đơn vị ký cần có “Giấy ủy quyền” theo mẫu của phòng Tổ chức Hành chính.
Bước 02: Đơn vị mang “Giấy đề nghị” + “Trang thiết bị” gửi phòng QTTB.
Bước 03: Phòng QTTB ghi ngày nhận giấy đề nghị và yêu cầu người gửi ký nháy vào giấy đề nghị, photocopy trả lại cho người gửi 01 bản photo giấy đề nghị, đồng thời làm biên bản giao nhận thiết bị (giấy này làm cơ sở để xem xét trách nhiệm, chất lượng phục vụ của phòng QTTB).
Bước 04: Phòng QTTB xử lý “Giấy đề nghị” và làm tờ trình trình Ban Giám Hiệu xem xét chỉ đạo hướng giải quyết (nếu giấy đề nghị hợp lệ).
Bước 05: Phòng QTTB trả lời bằng Email kết quả xử lý hành chính của “Giấy đề nghị“.
– Nhân viên chuyên trách của phòng QTTB sẽ gửi E-Mail .
– Đối tượng nhận E-Mail : Nhân viên giải quyết và xử lý việc làm của đơn vị chức năng cần bảo hành hoặc bảo trì trang thiết bị, người ký đề xuất, trưởng hoặc phó phòng QTTB .
– Mục đích của Email: Đơn đề nghị của đơn vị sẽ được giải quyết hay bị từ chối (phòng QTTB phải ghi rõ lý do từ chối).
Bước 06: Phòng QTTB thông báo và bàn giao trang thiết bị cho Nhà cung cấp Dịch vụ.
Bước 07: Phòng QTTB nhận lại trang thiết bị đã được bảo hành hoặc bảo trì hoặc thay thế từ Nhà cung cấp Dịch vụ.
Bước 08: Phòng QTTB tiến hành làm thủ tục ký nhận biên bản giao nhận thiết bị với đối tác.
Bước 09: Phòng QTTB thông báo bằng Email cho đơn vị nhận lại thiết bị.
– Nhân viên chuyên trách của phòng QTTB sẽ gửi E-Mail .
– Đối tượng nhận E-Mail : Nhân viên giải quyết và xử lý việc làm của đơn vị chức năng cần bảo hành hoặc bảo trì hoặc sửa chữa thay thế, người ký đề xuất, trưởng hoặc phó phòng QTTB .
Bước 10: Phòng QTTB bàn giao trang thiết bị và ký biên bản giao nhận
– Nhân viên giải quyết và xử lý việc làm của đơn vị chức năng cần ký nháy vào Biên bản Bàn giao .
– Người đề nghị của đơn vị ký.
– Nhân viên chuyên trách của phòng QTTB ký nháy .
– Trưởng / phó phòng QTTB ký .
Bước 11: Phòng QTTB phối hợp với Phòng Kế hoạch Tài chính trong công tác thanh toán cho Nhà cung cấp Dịch vụ.
Source: https://thevesta.vn
Category: Dịch Vụ
