Chi phí bảo trì và nâng cấp phần mềm ERP

Ngày đăng: năm nay – 08-04 03:25:02 – Ngày cập nhật: 2017 – 11-07 13:55:05
– Số lần xem: 

7359

Sau khi hết thời gian triển khai và bảo hành sản phẩm phần mềm ERP, doanh nghiệp cần cân nhắc đến phần hỗ trợ này. Doanh nghiệp thường hay nhầm lẫn trách nhiệm “hỗ trợ” của nhà cung cấp giải pháp bao gồm cả việc đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru và an toàn. Trong khi thực tế, bảo trì và nâng cấp hệ thống là hai khoản mục cần tách bạch rõ.

• Chi phí bảo trì dành cho việc duy tu, bảo trì hệ thống, sửa lỗi phát sinh của phần mềm (PM).
• Còn chi phí nâng cấp sẽ gắn với các yêu cầu phát sinh của doanh nghiệp, hoặc nhu cầu nâng cấp phiên bản mới.

Để bảo vệ quản lý và vận hành trơn tru và khai thác hiệu suất cao mạng lưới hệ thống ERP, doanh nghiệp không nên thiếu ngân sách cho bảo trì và tăng cấp mạng lưới hệ thống .
Xem thêm về những ngân sách ẩn của ERP .

Chi phí bảo trì phần mềm ERP (maintaince fee)

giá thành bảo trì gồm có toàn bộ những khoản ngân sách gắn với việc làm sửa lỗi phát sinh cho phần mềm ERP .

Đối với doanh nghiệp mua phần mềm ERP của nước ngoài, nhưng do một đơn vị thứ ba triển khai, phần chi phí bảo trì cũng tách làm hai phần:

• Bảo trì cho sản phẩm (thường gắn vào giá bản quyền PM và quy định trước, ví dụ: Với Oracle, 15% phí là của bản quyền PM, bao gồm cả cơ sở dữ liệu)
• Bảo trì dịch vụ triển khai (bao gồm phần sản phẩm đã được thiết lập theo các quy trình dành cho doanh nghiệp). Tất nhiên, lỗi phát sinh thuộc “nhà” nào (nhà cung cấp sản phẩm hay nhà triển khai) thì bên đó sẽ khắc phục.

Tùy chủ trương của nhà sản xuất mà việc sửa lỗi có tính phí hay không. Một số phần mềm lớn của quốc tế thường tính phí sửa lỗi, trừ 1 số ít lỗi nghiêm trọng mà hãng đưa ra chủ trương update bản sửa lỗi không lấy phí .

Chi tiêu tăng cấp phần mềm ERP ( tăng cấp fee )

Tương tự như bảo trì, việc tăng cấp tách làm hai phần :

• Nâng cấp phần mềm (thêm chức năng, tiện ích, nâng phiên bản…) và
• Phát sinh trong triển khai (thay đổi về chức năng, quy trình sử dụng, thêm tiêu chí lọc, báo cáo mới…).

Phần nâng cấp bao gồm cả triển khai thêm cho các phòng ban, đơn vị mới hoặc thêm quy trình tác nghiệp mới. Vấn đề này thường phát sinh khi công ty phần mềm ERP và đơn vị triển khai là 2 đơn vị độc lập. Như vậy, khi doanh nghiệp đưa yêu cầu mới thì cần phân biệt nó thuộc đối tượng nào xử lý.

Ví dụ, thấy phần mềm ERP của mình thiếu 3 báo cáo giải trình. Nếu những báo cáo giải trình đó thuộc nhóm báo cáo giải trình chuẩn của phần mềm ERP mà phiên bản sau đã có, còn thời gian doanh nghiệp tiến hành thì chưa có, doanh nghiệp sẽ nhu yếu công ty phần mềm cung ứng thêm. Trong trường hợp những báo cáo giải trình là nhu yếu thêm của doanh nghiệp vì mục tiêu quản trị ( dạng báo cáo giải trình customize ), doanh nghiệp sẽ nhu yếu hãng tiến hành bổ trợ 3 báo cáo giải trình mới cho riêng mình .
Tuy nhiên, trên thực tiễn, những hãng tiến hành đều ” bao thầu ” luôn phần tăng cấp của hãng. Tùy vào khoanh vùng phạm vi hợp đồng tăng cấp mà doanh nghiệp sẽ đưa ra nhu yếu phát sinh ( ví dụ : sửa màn hình hiển thị, thêm những báo cáo giải trình … thậm chí còn sửa quy trình tiến độ tác nghiệp ) .

Một số lưu ý

Điều đầu tiên doanh nghiệp cần lưu ý là phần sửa lỗi không bao gồm lỗi phát sinh do người nhập liệu gây ra. Ngoài ra, các phần mềm ERP đều có chức năng “không duyệt” của những cấp có thẩm quyền với việc làm sai hoặc chức năng thực hiện bút toán đảo đối với các bút toán đã được phê duyệt nếu làm sai. Người dùng nên sử dụng các chức năng này thay cho việc thông báo lỗi và đưa ra yêu cầu sửa lỗi nói trên.

Việc xác lập nguyên do lỗi sẽ do đơn vị chức năng Bảo hành thực thi. Nếu lỗi do phần mềm hệ quản lý và điều hành, cơ sở tài liệu, virus …, thường thì, đơn vị chức năng Bảo hành sẽ không chịu nghĩa vụ và trách nhiệm. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên ràng buộc đơn vị chức năng Bảo hành bằng cách nhu yếu họ phối hợp với bên thứ ba để xử lý những lỗi nói trên .
Có hai hình thức tương hỗ : Tại chỗ và từ xa. Phần lớn đơn vị chức năng tương hỗ đều phân phối dịch vụ tương hỗ từ xa qua website, điện thoại thông minh / fax … Trên quốc tế, hình thức tương hỗ từ xa khá thông dụng. Trong trường hợp không hề khắc phục lỗi được qua hình thức tương hỗ từ xa, đơn vị chức năng tương hỗ bắt buộc sẽ phải tương hỗ tại chỗ. Khi đó, doanh nghiệp nên đàm phán mức giá cho những khoản phát sinh đi kèm như ngân sách ăn, ở, đi lại …
Theo Thế giới vi tính

Source: https://thevesta.vn
Category: Dịch Vụ