Công cụ quản lý dự án | Hệ thống quản lý dự án – Zoho Projects

Phần mềm quản lý dự án trực tuyến cũng giúp làm tăng tính đúng mực trong ước tính thời hạn thực thi mỗi trách nhiệm, sắp xếp việc làm sao để phân phối nhiều thời hạn và triển khai nhiều dự án cùng một lúc nhằm mục đích hướng đến một tiềm năng chung .Các công cụ quản lý dự án trên web đã được tăng trưởng trong nhiều năm và cho đến nay không riêng gì dừng lại ở tính năng quản lý dự án. Các công cụ còn phân phối những tính năng : ước toán, quản lý ngân sách, lập ngân sách, phân chia nguồn lực, cộng tác, tiếp xúc, quản lý chất lượng và quản trị dự án. Chúng tương hỗ bạn quản lý mọi phương diện và sự phức tạp của những dự án có quy mô lớn hơn và giảm thiểu ngân sách .Về cơ bản, công cụ quản lý dự án sẽ giúp quản lý dự án từ đầu đến cuối và cho phép nhân viên cấp dưới của bạn ở những cấp bậc khác nhau nhanh gọn chớp lấy và hoàn thành xong việc làm đúng thời hạn. Ngoài ra, công cụ sẽ tương hỗ bạn triển khai xong việc làm ( GTD ) nhanh gọn hơn để có thời hạn cho những việc làm đem lại nhiều giá trị hơn .

5 công cụ quản lý dự án bạn nên tìm hiểu

01. Biểu đồ Gantt

Công cụ nổi tiếng thế giới đã giúp xây dựng đập Hoover, biểu đồ Gantt là một cách trực quan để hiển thị công việc dưới dạng đơn vị thời gian. Biểu đồ Gantt là một công cụ quan trọng trong việc lập kế hoạch và hỗ trợ lập lịch trình dự án khi xem xét các quan hệ phụ thuộc hiện hữu giữa các hạng mục công việc khác nhau.

Khi mới ra đời lần đầu, những biểu đồ Gantt được vẽ trên giấy, sau đó được vẽ đi vẽ lại nhiều lần để phản ánh những biến hóa lịch trình. Các nhà quản lý dự án sau đó khởi đầu sử dụng những mảnh giấy hoặc khối để màn biểu diễn biểu đồ Gantt để hoàn toàn có thể thuận tiện chuyển dời khi cần. Hiện một số ít công cụ có cung ứng biểu đồ Gantt trực tuyến .

02. Cấu trúc phân chia công việc

Trước khi đi vào khám phá nội dung cấu trúc phân loại việc làm là gì, tất cả chúng ta hãy tìm hiểu và khám phá khoanh vùng phạm vi trước. Phạm vi của một dự án nghĩa là việc làm và những nguồn lực thiết yếu để triển khai xong tiềm năng của dự án đó. Nếu đi lệch hoặc đổi khác trọng tâm, tất cả chúng ta sẽ gọi là “ vượt khoanh vùng phạm vi ”. Ví dụ : nếu tiềm năng của bạn là viết một cuốn sách thì việc nghiên cứu và điều tra những hoạt động giải trí quảng cáo cho cuốn sách đã triển khai xong sẽ nằm ngoài khoanh vùng phạm vi của dự án đơn cử đó .

Cấu trúc phân chia công việc (WBS) là một công cụ cấu trúc công việc được sử dụng để chia nhỏ dự án của bạn thành các phần có thể quản lý được. WBS là cấu trúc dạng cây, chia phạm vi thành nhiều đơn vị. WBS tuân theo hệ thống phân cấp, trong đó mục tiêu cuối cùng được chia thành các giai đoạn có thể được chia thêm thành các nhiệm vụ hoặc nhiệm vụ con. Có một số quy tắc giúp phân chia một dự án thành nhiều phần. Một trong các quy tắc thú vị là quy tắc 8/80, mà theo đó mục công việc ở cấp độ thấp nhất không nên cần hơn 80 giờ làm việc hoặc dưới 8 giờ làm việc.

03. Đường cơ sở dự án

Là một cách đồ họa bộc lộ những giá trị dự án, đường cơ sở là tiêu chuẩn mà bạn đặt cho dự án của mình để đo lường và thống kê hiệu suất trong thực tiễn. Đường cơ sở của dự án gồm có đường cơ sở khoanh vùng phạm vi, đường cơ sở ngân sách và đường cơ sở tiến trình. Đường cơ sở giúp theo dõi tiến trình theo thời hạn thực .Công việc không được lên kế hoạch là yếu tố chính hoàn toàn có thể tác động ảnh hưởng đến ngân sách, thời hạn và khoanh vùng phạm vi dự án. Điều này gây ra hiệu ứng domino. Thứ nhất, có rủi ro tiềm ẩn dự án vượt khỏi khoanh vùng phạm vi do phải làm việc làm bổ trợ. Nếu không thì thời hạn và ngân sách của dự án cũng sẽ tăng lên. Nếu bạn không muốn xử lý những hạn chế đó, nghĩa là chất lượng dự án không phải là ưu tiên số 1 .

04. Hoạt động xây dựng đội nhóm

Bạn có thể tự hỏi xây dựng đội ngũ kết nối sẽ được gì với quản lý dự án. Mối quan hệ giữa nhóm, cũng như với các bên liên quan cũng quan trọng không kém việc lập kế hoạch hoặc thực hiện một dự án. Một cách để cải thiện tinh thần cũng như tăng năng suất là tổ chức các hoạt động hoặc thi đua lành mạnh. Sau tất cả, mục đích của cuộc thi nhỏ thân mật chính là truyền năng lượng cho mọi người. Từ các bài học lướt sóng theo nhóm cho đến các bữa ăn cùng nhau, có rất nhiều hoạt động thú vị mà bạn có thể tận dụng để xây dựng đội nhóm.

Hoạt động kiến thiết xây dựng đội nhóm hoàn toàn có thể gồm có những cuộc thi đua khuyến khích triển khai trong thiên nhiên và môi trường được trấn áp để xóa bỏ ganh đua danh lợi vốn là một phần của văn hóa truyền thống nơi thao tác hàng ngày. Đồng thời hoàn toàn có thể khuyến khích sự phát minh sáng tạo, tạo điều kiện kèm theo phát huy nhiều kĩ năng khác nhau của những thành viên trong đội ngũ và thôi thúc mọi người cùng nhau tìm ra giải pháp tốt nhất .

05. Kế hoạch quản lý truyền đạt thông tin

Kế hoạch tiếp thị quảng cáo dự án bảo vệ một luồng thông tin liên tục, tiếp tục giữa những thành viên dự án, người mua và những bên tương quan khác bằng cách thiết lập những bước cho những người truyền đạt thông tin và tần suất. Kế hoạch tiếp thị quảng cáo bảo vệ mọi người tương quan đều được cung ứng thông tin, đồng thời giúp duy trì những mối quan hệ .Có những quyền lợi rõ ràng trong việc cung ứng thông tin cho những bên tương quan vì phân phối nhu yếu của họ là một phần không hề thiếu trong thành công xuất sắc của dự án. Một kế hoạch tiếp thị quảng cáo sẽ giúp xử lý mọi rủi ro đáng tiếc hoàn toàn có thể phát sinh và cải tổ sự hợp tác giữa những thành viên trong nhóm .

Source: https://thevesta.vn
Category: Nhà Đất